Szanowni Państwo!

W naszej działalności przywiązujemy bardzo dużą wagę do ochrony Państwa prywatności. Dane osobowe, które nam powierzacie są niezbędne do prowadzenia przez nas działalności gospodarczej, w tym oferowania Państwu naszych produktów i świadczenia usług. Bez nich byłoby to niemożliwe. Mając tego świadomość dopełniamy najwyższej staranności, by zapewnić przetwarzanym danym całkowitą poufność i bezpieczeństwo, przestrzegając przepisów obowiązującego Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej „RODO”).

Spełniając obowiązek informacyjny wobec Państwa, wynikający z RODO, uprzejmie informujemy jak poniżej:

Kto jest Administratorem Państwa danych osobowych?

Administratorem Państwa danych osobowych jest RESPECT ENERGY HOLDING spółka akcyjna z siedzibą w Warszawie, przy ul. Bonifraterska 17, 00-203 Warszawa (zwana dalej „RESPECT ENERGY” lub „ADMINISTRATOREM”), zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców pod numerem KRS: 0000651850, NIP: 9522154698, REGON: 366078501. Jako Administrator, zgodnie z przepisami, ponosimy pełną odpowiedzialność za ochronę i bezpieczeństwo przetwarzania danych, które nam powierzacie lub które pozyskujemy z innych źródeł, zgodnie z RODO.

W Grupie RESPECT ENERGY (Grupa RE), w której RESPECT ENERGY HOLDING S.A. jest podmiotem dominującym w świetle przepisów Kodeksu spółek handlowych, system bezpieczeństwa danych osobowych jest zdecentralizowany. Oznacza to że każda ze spółek wchodzących w skład Grupy RE jest odrębnym administratorem przetwarzanych przez siebie danych osobowych.

Z kim możecie Państwo kontaktować się w sprawach ochrony danych osobowych – Inspektor Ochrony Danych (IOD)?

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD). Zadania IOD w RESPECT ENERGY wykonuje Pełnomocnik Zarządu ds. Bezpieczeństwa Informacji. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych możecie Państwo uzyskać z nim kontakt poprzez adres mailowy: pbi@respect.energy lub telefonicznie: +48 512305151, a także listownie kierując korespondencję pod adres RESPECT ENERGY wskazany powyżej.

Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy dane osobowe?

RESPECT ENERGY przetwarza Państwa dane osobowe na podstawie RODO, przepisów krajowych obowiązujących w tym zakresie, a także własnej polityki ochrony danych osobowych.

Przetwarzanie dane osobowych odbywa się w zgodności z podstawami prawnymi opisanymi w RODO, tj.:

• za Państwa zgodą na przetwarzanie danych w wyraźnym celu,
• gdy jest to niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań na Państwa rzecz przed zawarciem umowy,
• gdy jest to niezbędne w celu wykonania obowiązku prawnego ciążącego na RESPECT ENERGY,
• gdy jest to niezbędne dla ochrony Państwa żywotnych interesów (np. w związku z problemami życiowymi lub zdrowotnymi),
• gdy ma miejsce prawnie uzasadniony interes RESPECT ENERGY (np. wynikający z potrzeby zabezpieczenia praw z powierzonego majątku).

W jakim celu przetwarzamy Państwa dane osobowe?

RESPECT ENERGY przetwarza Państwa dane osobowe w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, w celu:

• świadczenia usług i realizacji dostaw, zgodnie z przepisami prawa powszechnego oraz warunkami zawartych umów,
• umożliwienia skorzystania z benefitów prowadzonych kampanii promocyjnych, konkursów i innych działań, w których udział bez przetwarzania danych osobowych byłby niemożliwy,
• spełnienia przez RESPECT ENERGY obowiązków wynikających z przepisów prawa powszechnego, które musi wypełniać między innymi przetwarzając dane osobowe (np. opisanych w kodeksie pracy – w związku z zatrudnieniem, kodeksie cywilnym – w związku ze współpracą, ustawie o rachunkowości, przepisach podatkowych i innych – w związku z koniecznością spełnienia wymagań stawianych podmiotom gospodarczym),
• podjęcia zatrudnienia lub współpracy w spółkach Grupy RE,
• udzielenia Państwu wsparcia w sprawach problemów zdrowotnych i życiowych, zgodnie z naszą polityką społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR),
• zapewnienia Państwu oraz RESPECT ENERGY możliwości dochodzenia roszczeń wynikających z realizowanych umów, w związku z przepisami prawa cywilnego, a także z innych tytułów, w tym z należnych praw wynikających z własności i użytkowania aktywów,
• realizacji wszelkich przedsięwzięć związanych z aktywnością biznesową i społeczną, które wymagają przetwarzania danych osobowych.

W jakim zakresie przetwarzamy Państwa dane osobowe (kategorie danych i czynności przetwarzania)?

RESPECT ENERGY przetwarza przede wszystkim Państwa dane, jako Klientów i Partnerów (w tym Dostawców), a także Pracowników i Współpracowników oraz Kandydatów do zatrudnienia w spółkach Grupy RESPECT ENERGY, w zakresie pozwalającym nawiązać współpracę oraz zrealizować zawarte umowy. I tak przetwarzamy w szczególności następujące kategorie danych:

Naszych Klientów/ potencjalnych Klientów:

• dane identyfikacyjne (nazwisko, imię/ imiona), datę urodzenia, adres miejsca zamieszkania/ zameldowania/ punktu poboru, numer PESEL / NIP),
• dane kontaktowe (adresy do korespondencji, numer/y telefonu/ów, adres/y mailowe),
• dane związane z propozycją/ realizacją zawartych umów (treści umów, wielkości/ ilości sprzedanej energii/ gazu lub innych produktów i usług, wartości wystawianych faktur/ rachunków i dane w nich zawarte, saldo rozrachunków z tytułu zrealizowanych dostaw, w tym zobowiązań).

Wszelkie informacje i oferty o charakterze handlowym przestawiamy wyłącznie za Państwa zgodą, z poszanowaniem przepisów ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Naszych Partnerów/ Dostawców/ Wytwórców:

• dane identyfikacyjne (nazwisko, imię/ imiona), datę urodzenia, adres miejsca zamieszkania/ zameldowania/ punktu poboru, numer PESEL / NIP),
• dane kontaktowe (adresy do korespondencji, numer/y telefonu/ów, adres/y mail),
• dane związane z propozycją/ realizacją zawartych umów na dostawy (treści umów, dane dotyczące przedmiotu dostaw, wielkości/ ilości zakupionej energii/ gazu lub innych produktów i usług – w tym gruntów na potrzeby inwestycji OZE, wartości otrzymywanych faktur/ rachunków i dane w nich zawarte, saldo rozrachunków z tytułu zrealizowanych dostaw, w tym należności od RESPECT ENERGY).

Naszych potencjalnych Pracowników i Współpracowników (kandydatów do pracy/ współpracy):

• dane identyfikacyjne (nazwisko, imię/ imiona), datę urodzenia, adres miejsca zamieszkania/ zameldowania),
• dane kontaktowe (adresy do korespondencji, numer/y telefonu/ów, adres/y mailowe),
• dane o kompetencjach kandydatów (wykształcenie, doświadczenie zawodowe staż pracy, posiadane umiejętności i inne informacje udostępnione przez kandydata w curriculum vitae (CV) oraz liście motywacyjnym),
• inne kategorie danych osobowych, jeśli są wymagane przepisami prawa (np. dane o niekaralności w odniesieniu do członków organów spółek/ maklerów/ traderów)

Naszych Pracowników i Współpracowników (osób zatrudnionych w spółkach Grupy RE):

• dane wymagane przepisami prawa powszechnego, w szczególności Kodeksu pracy i Kodeksu cywilnego – w zakresie objętym odrębną klauzula informacyjną,
• dane związane z udziałem Pracowników i współpracowników w przedsięwzięciach związanych z promocją zatrudnienia i innych przedsięwzięciach oraz realizacji działalności bieżącej – w zakresie objętym odrębnymi zgodami i klauzulami.

Aktywność biznesowa RESPECT ENERGY wymaga zawierania wielu umów o różnorodnym przedmiocie i uwarunkowaniach związanych z przetwarzaniem danych osobowych. W takich przypadkach stosowane są odrębne klauzule informacyjne, odpowiadające specyfice przedmiotu umów i właściwym dla nich warunkom przetwarzania. Najczęściej przetwarzane są wtedy dane osób reprezentujących strony umów oraz osób odpowiedzialnych za ich realizację.

Niezbędne jest wtedy przetwarzanie następujących kategorii danych:

• dane identyfikacyjne (nazwisko, imię/ imiona, pełnione funkcje lub/i stanowiska służbowe), nazwa podmiotu strony umowy),
• dane kontaktowe (adresy do korespondencji, numer/y telefonu/ów, adres/y mail),
• dane o niekaralności (sporadycznie, gdy wymagane jest to obowiązującymi przepisami prawa).

Zakres czynności przetwarzania danych obejmuje w większości przypadków:

• wprowadzanie danych,
• wgląd do danych/przeglądanie,
• przechowywanie danych,
• aktualizację danych (adaptowanie lub modyfikowanie),
• udostępnianie danych,
• ograniczanie/usuwanie/niszczenie danych,
• inne czynności przetwarzania (zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, wykorzystywanie, dopasowanie lub łączenie).

Czynności przetwarzania są realizowane przez przeszkolonych i upoważnionych pracowników, współpracowników oraz podmioty przetwarzając dane osobowe – na podstawie pisemnych upoważnień oraz umów/ klauzul powierzenia przetwarzania.

W jakim okresie będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe?

Dane osobowe w związku z zawartymi umowami z Klientami, Partnerami oraz Współpracownikami), są przetwarzane w całym okresie świadczenia usług. Przetwarzamy je również po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy przez 5 lat, licząc od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego, a tym samym od początku roku następującego po roku obrotowym, w związku z obowiązkami wynikającymi z przepisów podatkowych i ustawy o rachunkowości.

W celu zapewnienia możliwości dochodzenia roszczeń związanych z realizowanymi usługami,  dane osobowe przetwarzamy przez okres przedawnienia roszczeń z tytułu prowadzonej przez RESPECT ENERGY działalności gospodarczej określony przepisami prawa, w szczególności kodeksu cywilnego. Jest to związane przede wszystkim z okresami procedowania spraw przed sądami powszechnymi.

W przypadku pracowników RESPECT ENERGY, dane gromadzone w teczkach personalnych są przechowywane w archiwum zakładowym przez okres 50 lub 10 lat, licząc od roku zakończenia pracy, a następnie w archiwum państwowym – zgodnie z odrębnymi przepisami dotyczącymi okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Dane dotyczące ubezpieczeń społecznych przechowujemy przez 10 pełnych lat, licząc od roku zakończenia zatrudnienia.

Dane dotyczące rozliczeń finansowych z tytułu pracy są przechowywane przez 5 pełnych lat, licząc od roku zatwierdzenia sprawozdań finansowych.

Dane kandydatów do pracy przetwarzamy przez okres trwania postępowania rekrutacyjnego, w związku z którym dane są przetwarzane, jednak nie dłużej niż 12 miesięcy, licząc od dnia rozpoczęcia postępowania.

O terminach przetwarzania danych osobowych w przypadku Pracowników,  Współpracowników i Kandydatów do pracy w spółkach Grupy RE informujemy w odrębnych klauzulach.

Jakie prawa macie Państwo w związku z przetwarzaniem danych osobowych?

W związku z przetwarzaniem przez RESPECT ENERGY danych osobowych macie Państwo prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych i żądania ich kopii,
• sprostowania swoich danych osobowych,
• żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych,
• sprzeciwu wobec przetwarzania, jeśli przetwarzanie wykracza poza wskazaną jego podstawę,
• usunięcia danych, jeżeli jest realizowany inny cel przetwarzania lub cel przetwarzania uległ dezaktualizacji.

Żądanie usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych dotyczy wyłącznie kategorii danych przetwarzanych za Państwa zgodą. Spełnienie tego żądania może się jednak wiązać z utratą korzyści wynikającej z polityk upustów lub udziału w przedsięwzięciach marketingowych i akcjach promocyjnych, stąd też zawsze warto taką decyzję przemyśleć.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Informujemy, że jeśli z uzasadnionych powodów uznacie Państwo, że przetwarzanie przez RESPECT ENERGY powierzonych danych osobowych narusza postanowienia RODO macie Państwo prawo do wniesienia skargi na nasze działania do organu nadzorczego. Jest nim Prezes   Urzędu   Ochrony   Danych   Osobowych. Adres Urzędu: ul. Stawki 2, 00-913 Warszawa.

Jako Administrator danych wdrożyliśmy RODO do naszego systemu zarzadzania, który doskonalimy w oparciu o nowe doświadczenia, w relacjach z Państwem. Zatem zawsze będziemy wdzięczni za wskazanie nam potencjalnych nieprawidłowości, czy odmiennych opinii w związku z przetwarzaniem Państwa danych. Będą to obszary, których doskonalenie potraktujemy priorytetowo.

Jakie są konsekwencje niepodania danych osobowych?

Obowiązek podania danych osobowych dotyczy zawarcia umowy oraz jej realizacji. Wynika z przepisów prawa, w celach i w zakresie, które opisano w punkcie 3 powyżej.

Niepodanie danych jest prawem osoby fizycznej, jednak uniemożliwi zawarcie i realizację umowy, a tym samym skorzystanie przez Państwo z oferty naszych produktów i usług lub podjęcie zatrudnienia.

Czy dane osobowe będą przekazywane innym podmiotom (odbiorcom, podmiotom przetwarzającym)?

RESPECT ENERGY może przekazać przetwarzane dane osobowe instytucjom i organom państwowym do tego uprawnionym na podstawie ustaw specjalnych, w okresie przetwarzania (tj. urzędy skarbowe, organy kontroli skarbowej, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Państwowa Inspekcja Pracy, Policja i inne służby odpowiedzialne za bezpieczeństwo publiczne, sądy).

Podmiotami przetwarzającymi dane osobowe zawarte w umowach lub udostępniane przez Klientów, Partnerów, Pracowników i Współpracowników są inne podmioty Grupy RE:

• RESPECT ENERGY HOLDING S.A. z siedzibą w Warszawie przy ul. L. Rydygiera 8, jest podmiotem przetwarzającym dane osobowe w imieniu i na rzecz wszystkich spółek Grupy RE w zakresie związanym przede wszystkim z obsługą kadrowo-płacową i prowadzeniem ewidencji gospodarczej,
• RESPECT ENERGY S.A. z siedzibą w Warszawie przy ul. L. Rydygiera 8, przetwarza dane osobowe w związku ze świadczeniem usług związanych z działalnością w zakresie obrotu energią i gazem na rynkach giełdowych oraz instytucjonalnych,
• RESPECT ENERGY IT Solution Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. L. Rydygiera 8, świadczy dla spółek Grupy RE kompleksowe usługi teleinformatyczne,
• RESPECT ENERGY Towarowy Dom Maklerski Sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie przy ul. L. Rydygiera 8, która prowadzi działalność maklerską,
• RESPECT ENERGY Solar Wind Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu przy ul. Naramowickiej 76, w zakresie związanym z projektami rozwoju infrastruktury OZE,
• Inne podmioty Grupy RE, w związku z prowadzoną współpracą wewnątrzgrupową.

Przetwarzanie odbywa się na mocy umów powierzenia przetwarzania sporządzonych zgodnie z przepisami RODO i uwzględniających prawa osób fizycznych oraz zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzanych danych.

RESPECT ENERGY nie będzie przekazywać Państwa danych osobowych innym podmiotom. W przypadku wystąpienia takiej potrzeby osoby fizyczne są informowane o takim ujawnieniu.

RESPECT ENERGY może przekazać dane osobowe innym osobom wyłącznie na Państwa życzenie i za udzieloną zgodą.

RESPECT ENERGY generalnie nie będzie przekazywać danych osobowych poza obszar Unii Europejskiej, ani osobom spoza tego obszaru. Aktualnie dane osobowe nie są przekazywane odbiorcom spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Wyjątek stanowią dane Pracowników i Współpracowników zaangażowanych bezpośrednio w wykonanie obowiązków związanych z ESG (Environmetal-Social-Governance) oraz internacjonalizacją działalności Grupy RE.

Czy i jak wykorzystujemy pliki cookie?

RESPECT ENERGY wykorzystuje pliki cookie. Zarząd Spółki długo rozważał tę decyzję analizując korzyści marketingowe wynikające z wyjścia naprzeciw Państwa potrzebom i oczekiwaniom oraz potencjalne zagrożenia dla bezpieczeństwa przetwarzanych danych. Z uwagi na minimalny poziom czynników negatywnych przy ewidentnych korzyściach w komunikacji z Państwem  podjęto decyzję o stosowaniu plików cookie, zwłaszcza, że ostateczna decyzja o ich wyłączeniu pozostaje w Państwa rękach.

a. Co to są i czemu służą pliki cookie („ciasteczka”)

Pliki cookie (tzw. „ciasteczka”) są to dane informatyczne, a w szczególności pliki tekstowe. Zawierają one zwykle nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer. Dane te są przechowywane na Państwa urządzeniu końcowym w czasie, gdy korzystacie ze strony internetowej. Służą one do personalizowania wyświetlanych stron, obsługi logowania i innych operacji dokonywanych na stronie internetowej, obsługi  reklam, a także monitorowania aktywności użytkowników na stronie. W konsekwencji pozwala to instytucjom i firmom pracować nieustannie nad poprawą jakości udostępnianych informacji.

Oprogramowanie do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) zazwyczaj domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookie na urządzeniu końcowym. Pliki cookie są powszechnie stosowane przez podmioty komunikujące się poprzez stosowanie serwisów internetowych.

b. W jakim celu stosujemy „ciasteczka”?

Pliki cookie pozwalają nam na:

• analizę sposobu korzystania przez Państwa z naszej strony internetowej,
• śledzenie ruchu na naszej stronie, który pokazuje Państwa zainteresowanie prezentowaną problematyką,
• lepsze zarządzanie strukturą i treścią prezentowanych informacji,
• zapewnienie bieżącego prawidłowego funkcjonowania strony internetowej RESPECT ENERGY.

Pliki cookie wykorzystywane przez naszą stronę internetową nie zapisują i nie gromadzą żadnych Państwa danych osobowych i nie mogą posłużyć do Państwa identyfikacji jako użytkowników strony.

c. W jakim czasie plik cookie pozostaje na Państwa urządzeniu?

O tym, jak długo pliki cookie pozostaną na Państwa urządzeniu decyduje typ pliku. Stosowane w praktyce pliki to:

• pliki sesyjne (session cookies) – mają charakter tymczasowy; są aktywne wyłącznie w trakcie korzystania z naszej strony i znikają wraz z jej opuszczeniem,
• pliki stałe (persistent cookies) – mają charakter trwały; pliki te pojawią się jeśli często odwiedzacie Państwo stronę RESPECT ENERGY i pozostają na Państwa urządzeniu przez pewien czas.

d. Wykorzystywane są przy tym takie rodzaje plików cookie jak:

• umożliwiające korzystanie z usług dostępnych w ramach strony internetowej, np. uwierzytelniające pliki cookie wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania,
• służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania w ramach strony,
• umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania ze stron internetowych,
• pozwalające na „zapamiętanie” wybranych przez Państwa ustawień i personalizację interfejsu, np. w zakresie wybranego języka lub regionu, wyglądu strony internetowej itp.,
• umożliwiające analizę w jaki sposób korzystacie Państwo z naszej strony internetowej.

e. Czy i w jaki sposób możecie Państwo kontrolować pliki cookie oraz decydować o ich stosowaniu?

Decyzja o stosowaniu plików cookie ostatecznie należy do Państwa.

Przeglądając strony internetowe RESPECT ENERGY możecie Państwo samodzielnie i w każdym czasie zmienić ustawienia dotyczące plików cookie, określając warunki ich przechowywania i uzyskiwania dostępu do swojego urządzenia. Zmiany ustawień możecie dokonać za pomocą ustawień przeglądarki internetowej. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookie w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o każdorazowym zamieszczeniu plików cookie na urządzeniu.

Jeśli chcecie Państwo ograniczyć lub zablokować pliki cookie, możecie to zrobić za pomocą ustawień przeglądarki na urządzeniu końcowym, z którego korzystacie. W każdej przeglądarce występuje sekcja „POMOC”, w której znajdziecie informacje, jak wyłączyć i skasować pliki cookie. Poniżej zamieszczamy linki do instrukcji zarządzania plikami cookie dla wybranych przeglądarek internetowych:

• Chrome http://support.google.com/chrome/bin/answer.py?hl=pl&answer=95647
• Internet Explorer http://support.microsoft.com/kb/196955/pl
• Firefox http://support.mozilla.org/pl/kb/ciasteczka
• Opera http://help.opera.com/Windows/8.0/pl/cookies.html

Podejmując decyzję w sprawie stosowania plików cookie trzeba jednak pamiętać, że zablokowanie możliwości zapisywania plików cookie może spowodować utrudnienia lub brak działania niektórych funkcji strony internetowej.